Escritório Virtual: O que é? Como funciona e Como Criar!

por | jan 20, 2021 | Negócios | 0 Comentários

Nos últimos anos, o advento da tecnologia transformou a forma como as empresas atuam e se posicionam no mercado. A pandemia de coronavírus que assolou o mundo em 2020, por exemplo, popularizou o conceito de home office, onde muitas pessoas começaram a trabalhar de casa. 

Muitas empresas perceberam que o trabalho remoto funciona, e que nem sempre é preciso ter uma sede fixa. Essa lógica pode funcionar muito bem para micro e pequenos empreendedores, que ainda não possuem caixa e faturamento suficiente para manter um escritório. 

Consequentemente, o escritório virtual tornou-se uma tendência. Esse tipo de serviço, além de econômico, acumula vários benefícios para o empreendedor e também para os clientes do negócio. Mas, antes de tudo, você sabe o que é, e como funciona, um escritório virtual?

Este artigo irá responder as seguintes perguntas:

O que é um escritório virtual?

Primeiramente, o escritório é um ambiente físico onde empresas atuam, sendo destinado para a realização do trabalho. Quando pensamos em um escritório tradicional, imaginamos uma estrutura física com mesas, cadeiras, documentos e computadores, voltados para o cotidiano da empresa. 

Essa imagem não combina com o termo virtual, o que pode causar certa confusão para algumas pessoas. Existe uma oposição clássica entre o virtual e o real, mas ela não cabe quando falamos de um escritório virtual: ele não é um espaço físico, mas é remoto. 

Um escritório virtual substitui a presença física de pessoas e equipamentos no mesmo lugar pelo teletrabalho. Os profissionais da empresa podem desenvolver seu trabalho de forma eletrônica, com recursos que favorecem a virtualização, como a internet e o celular. 

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Apesar disso, quem oferece o serviço de escritório virtual para empreendedores, também possui planos que contam com espaços físicos. Eles podem ser privativos ou compartilhados. Além disso, também ficará disponível recebimento de correspondência, ligações e alguns outros serviços. 

Como funciona um escritório virtual? 

O escritório virtual é oferecido por empresas que administram os populares espaços de coworking. Elas oferecem uma estrutura completa de espaços compartilhados e privativos em um endereço nobre. Para isso, elas possuem uma central telefônica, estrutura completa de telefonia e internet de ponta.

Elas também treinam profissionais para que atendam as ligações e recebam pessoas em nome do cliente que contrata o serviço de escritório virtual. O objetivo é entregar aos contratantes uma nova forma de interação, tornando o virtual seu aliado.

Não existe hora certa para contratar esse tipo de serviço, sendo que pode ocorrer no momento da abertura da empresa ou alteração do endereço da empresa. No caso de abertura de empresa serão necessários os documentos do escritório virtual, como IPTU, contrato de locação, entre outros. 

No caso de alteração seguem os mesmos procedimentos. Apesar disso, a única diferença é que será uma alteração para o endereço virtual e não uma abertura direta.

O que o escritório virtual oferece? 

Certamente, você já conseguiu sentir os tipos de serviço que um escritório virtual oferece, não é mesmo? Existem vários tipos de pacotes oferecidos, sendo que cada um deles inclui elementos diferentes. Em regra, quanto mais caro, mais serviços oferecidos estão incluídos. 

Normalmente, os serviços oferecidos em pacotes básicos são: 

  • Recebimento de ligações telefônicas;
  • Transferência de ligações telefônicas;
  • Repasse de recados via telefone, e-mail ou presencial;
  • Recebimento de correspondências;
  • Endereço disponível para registro de CNPJ.
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Em contraste, alguns dos serviços extras que podem ser oferecidos como extras, são:

  • Contratação de espaço físico como sala de reuniões, espaço coworking, sala de atendimento;
  • Serviços de impressão;
  • Contratação de motoboy e correios.

Por fim, a maioria dos serviços que oferecem escritório virtual, também coloca no pacote endereço comercial e endereço fiscal. Apesar disso, é preciso ficar de olho na hora da contratação, uma vez que algumas empresas disponibilizam apenas o endereço comercial. 

Vantagens do escritório virtual

O escritório virtual é extremamente vantajoso para empresas ou profissionais liberais que não possuem um endereço físico para iniciar as atividades e não precisam estar presentes fisicamente para execução do trabalho. 

Além disso, o escritório virtual proporciona ao empreendedor não se preocupar com contas, manutenção e infraestrutura do local. Isso pode representar uma diminuição de custos para micro e pequenas empresas.

Lembre-se que para grandes empresas, com alto faturamento e jpa estabelecidas no mercado essa pode não ser uma boa opção, uma vez que precisam de um espaço grande para muitos funcionários e já estão equilibradas economicamente. 

O escritório virtual conta com baixos custos envolvidos, apesar disso, é importante verificar como é prestado esse serviço e a qualidade dos profissionais envolvidos. Lembre-se que seu negócio será administrado por eles, então tudo precisa ser de qualidade. 

O escritório virtual funciona para quem?

O escritório virtual é uma boa alternativa para empreendedores que desejam abrir uma empresa de prestação de serviços, ou seja, que prestam serviço diretamente no endereço do cliente, de porta em porta ou de maneira online. Profissionais liberais também têm no escritório virtual uma boa opção. 

Além disso, pequenos empreendedores que estão começando agora e ainda não possuem caixa, podem optar pelo serviço para economizar. Empresas mais antigas com problemas financeiros, também podem optar pelo serviço pelo mesmo motivo. 

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